Informointiasiakirja ja seloste käsittelytoimista

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) art. 13, 14 ja 30  

Laatimispvm: 14.10.2016, päivitetty 20.6.2018

1. Rekisterinpitäjä

Lääkärikeskus Aava Oy

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilöt

Lääkärikeskus Aava Oy, Aava verkkovalmennus:

Annankatu 32, 00100 Helsinki

puh. 010 380 3800

Lauri Muhonen, CDO

(etunimi.sukunimi@aava.fi)

 

Yhteyshenkilönä toimii

Jonna Nikula, projektipäällikkö

(etunimi.sukunimi@aava.fi)

3. Tietosuojavastaava

Ida-Emilia Laasonen

Annankatu 32, 00100 Helsinki

puh. 050 5680880

ida-emilia.laasonen@aava.fi

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tärkein käyttötarkoitus on rekisteröitymis- ja ostotapahtumatietojen keruu. Lisäksi rekisteriin kerätään asiakkaiden kipukokemukseen perustuvia itsearviointitietoja.

Itsearviointitietoja voidaan käyttää verkkovalmennusten vaikuttavuuden arviointiin ja kehittämiseen.

Rekisterin ylläpitämistä ohjaava lainsäädäntö:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot:

– Asiakkaan perustiedot: etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

- Asiakas- ja tilaushistoria (mm. toimituksen seurantatiedot, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot)

- Eväste- ja käyttötietoja, sekä

- Mahdolliset asiakkaan itsensä antamat muut tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään palveluiden ja verkkovalmennuksen käytön tai muun asioinnin yhteydessä saaduista tiedoista sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sen aikana saaduista tiedoista.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Lääkärikeskus Aava Oy:n verkkovalmennuksen ylläpitäjälle TWID Oy:lle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. TWID Oy alihankkijoineen on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Em. henkilötietoja ei luovuteta laissa säädettyjä perusteita.

Rekisteristä ei siirretä tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseki. Henkilötietoja säilytetään enintään 5 vuotta viiimeisestä käyntipäivästä verkkovalmennuksessa.

9. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti.

Rekisterinpitäjä suojaa keräämänsä henkilötiedot siten, etteivät muut kuin Rekisterinpitäjän määrittelemät henkilöt tai tietojen käsittelijät voi käsitellä niitä ja että tietoja käsitellään vain liittyen työtehtäviin. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Henkilökunta tekee vaitiolo- ja salassapitositoumukset työsopimuksen solmimisen yhteydessä.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

10. Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan:

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli Lääkärikeskus Aava käsittelee asiakkaan henkilötietoja suostumuksen perusteella, asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käyttöön ja palvelun toiminnollisuuksiin.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Asiakkaalla on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa. Tämä tarkoittaa, että Lääkärikseskus Aavan on asiakkaan pyytäessä ilmoitettava käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Asiakkaalla on oikeus saada käsiteltävistä henkilötiedoistaan pyydettäessä kopiot. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisena yhteyshenkilölle, joka on mainittu selosteen kohdassa 2.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Asiakkaalla on oikeus saada puutteelliset, epätarkat tai virheelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla kirjallinen korjauspyyntö rekisteriasioiden yhteyshenkilölle, joka on mainittu selosteen kohdassa 2.

Oikeus poistaa tiedot

Asiakkaalla on tietyin edellytyksin oikeus tietojen poistamiseen. Asiakkaalla on oikeus peruuttaa tietojen käsittelyn suostumus ja tämän jälkeen esittää Lääkärikeskus Aavalle kirjallinen pyyntö poistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä, siltä osin kuin tietoja ei käsitellä lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi. Pyyntö tehdään kirjallisena yhteyshenkilölle, joka on mainittu selosteen kohdassa 2.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos asiakas katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki tai tietosuoja(at)om.fi).

11. Rekisterihallinto

Tätä informointiasiakirjaa ja selostetta käsittelytoimista on viimeksi muutettu 20.6.2018. 

Rekisterinpitäjä seuraa tietosuojaa koskevan lainsäädännön sekä viranomaisohjeiden muutoksia sekä kehittää palvelun toimintaa, ja varaa siksi oikeuden päivittää tätä selostetta.